Certaines entreprises utilisent une signature électronique certifiée pour valider ou confirmer les différents documents administratifs, financiers et stratégiques qu’elles reçoivent. Parfaitement légale et sécurisé si elle est utilisée dans les règles de l’art, la signature électronique offre un gain de temps et de praticité non négligeable pour les décisionnaires d’une société. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.
Qu’est-ce qu’une signature électronique certifiée ?
Pour être reconnue légalement, une signature numérique doit être certifiée. Contrairement à ce que l’on pourrait penser de prime abord, il ne s’agit pas de la simple version électronique de votre signature manuscrite !
Inutile donc de scanner votre signature ou de signer avec un stylet sur une tablette : cela n’aura aucune valeur légale. Pour que cela soit le cas, vous devez utiliser un outil ainsi qu’un moteur de signature. L’outil, constitué d’un certificat électronique, contient les informations relatives au signataire comme son nom, son prénom, l’entreprise à laquelle il appartient, etc. Le moteur, quant à lui, permet d’identifier le signataire qui vient de donner son consentement : c’est lui qui confère une valeur juridique au document signé.
Si elle est utilisée via un outil et un moteur agréé, la signature numérique est reconnue au sein de tous les pays membres de l’Union Européenne, conformément à la réglementation eIDAS. Cette dernière définit les exigences techniques de la signature électronique et valide sa valeur juridique égale à celle d’une signature manuscrite.
Comment créer et utiliser une signature électronique certifiée ?
Pour créer votre signature numérique, vous devez posséder une solution de signature en ligne certifiée. Ce n’est qu’une fois le certificat en poche et l’accès à une plateforme sécurisée assuré que vous pourrez signer vos documents électroniques.
Une fois votre signature enregistrée sur votre outil, vous recevrez des notifications qui vous indiqueront les documents où votre aval est demandé. Vous pourrez alors les visualiser sur une plateforme sécurisée, qui vous enverra ensuite vers l’outil de signature. Vous devrez répondre à des mesures de sécurité (réception d’un code par SMS par exemple) afin de confirmer votre identité. Puis, vous pourrez valider votre signature.
Il vous suffit ensuite d’ouvrir Acrobat Reader par exemple et vérifier le contenu du document que vous venez de signer avant de l’envoyer. Votre signature électronique PDF est ainsi légale, reconnue et sécurisée. Si vous avez besoin d’autres signatures que la vôtre, les outils vous permettent d’émettre une demande à vos collaborateurs en ajoutant simplement les signataires à votre document.
Bon à savoir, votre signature dématérialisée ne doit pas nécessairement ressembler à votre signature manuscrite. Elle peut ainsi prendre la forme d’une suite de caractères propre au signataire par exemple.