Les entreprises d’un même secteur ont généralement recours à des leviers identiques pour ce qui est de leur communication. Prenons le digital par exemple : les meet-up se multiplient, les ateliers fleurissent, les salons du web envahissent les calendriers. Alors comment sortir du lot en montant un événement ? Voici quelques conseils.
Offrir un cadre d’exception
Si vous comptez accueillir partenaires et clients lors de votre événement, l’image que vous renverrez aura toute son importance et cela passe déjà par le choix du lieu. Essayez tout de même de garder un lien entre l’endroit et l’objectif de l’événement : cela permettra aux clients de se remémorer ce qui s’est dit rien qu’en pensant au lieu qui les aura marqués.
Par exemple, vous mettez en place une nouvelle offre de formation. Par extension, le connaissance est la nourriture du cerveau, alors pourquoi ne pas louer un café ou une salle de restaurant pour présenter votre projet ? De nombreux lieux s’ouvrent désormais aux événements professionnels, comme des galeries d’art, des lofts, des ateliers, etc.
Pour une activité de teambuilding en interne, le choix du lieu peut revêtir encore plus de visages avec la tendance des escape rooms, des ateliers manuels ou culinaires ou même se dérouler comme une compétition sportive.
S’occuper de ses invités
Le plus à craindre lors d’un événement, que ce soit côté organisateur ou invités, c’est que tout le monde s’ennuie ! Pour éviter cet écueil majeur, il est nécessaire de planifier des rendez-vous au cours de la journée, comme des conférences, mais aussi d’être disponible pour les visiteurs, tant sur le plan des affaires que sur la pratique.
Pour ce qui est du renseignement et de l’orientation des visiteurs, s’il s’agit d’un grand salon, vous pouvez embaucher des hôtesses expertes en événementiel (soit via une agence pour plus de tranquillité, soit en contrat court de type CDD ou intérim).
Ces hôtesses, les intervenants à votre salon et votre équipe peuvent à eux tous participer aux différents moments qui viendront ponctuer la journée : présentation d’un produit, animation d’un atelier, lancement d’un loto géant, etc.
Proposer des activités qui sortent de l’ordinaire, qui sont ludiques, aidera votre événement à être mémorable. On pense notamment à tout ce qui est réalité virtuelle, gamification ou à l’inverse, ateliers de création autour de vos produits (des cocktails par exemple si vous êtes dans le secteur de la restauration).
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Optimiser l’utilisation des outils digitaux
Même si vous n’êtes pas dans le secteur du digital, ce n’est pas une raison pour ne pas profiter de tous les outils de communication qui existent !
En amont de votre événement, n’hésitez pas à exploiter l’utilité de certaines applications comme la synchronisation avec l’agenda Google pour être sûr que les invités se présenteront !
Selon la nature de votre événement, vous pouvez mettre en place un live tweet (soit vous-même, soit avec l’aide d’un community manager) pour commenter votre journée en temps réel.
N’oubliez pas, les rencontres physiques ne peuvent se suffire à elles-mêmes : il faut du suivi ! Votre salon sera l’occasion de collecter des adresses mail, des numéros de téléphone… Servez-vous-en et ne laissez surtout pas refroidir !
Enfin, rappelez à vos invités combien votre événement était immanquable en envoyant des statistiques de visite par mail, en leur donnant des goodies à la sortie ou en publiant un shooting photo de l’événement !