Avant de mettre en place une technique d’archivage électronique performante au sein de son entreprise, une réflexion préalable est nécessaire. Définir le périmètre de votre projet vous permettra de savoir quels document archiver, pour quelles raisons et comment procéder.
Une archive : c’est quoi ?
Selon la loi n°79-18 parue le 3 janvier 1989, les archivent se définissent comme « l’ensemble des documents […] produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ». Très encadrées par la législation, les archives se déclinent sous différents supports très divers. En effets, celles-ci peuvent la prendre la forme d’un document physique (papier) ou d’un document numérisé, dont le fichier électronique fait partie.
Attention cependant : pour qu’un document soit légalement recevable, il doit garder son support d’origine. Par conséquent, un document papier doit rester sous cette forme à travers un archivage physique. A l’inverse, un document numérique doit conserver sa forme dématérialisée.
Trois grandes catégories d’archives
On peut distinguer, à travers la multiplicité d’archives, trois grandes catégories distinctes.
La première, connue sous l’appellation d’archives courantes, à trait à l’ensemble des documents liés à toutes les affaires en cours. Elles sont donc consultées de façon fréquente et impliquent des mises à jour régulières. La seconde concerne les documents qui, même s’ils ne sont plus liés à des affaires en cours, sont ponctuellement consultés. Ce sont les archives intermédiaires.
Enfin, les archives définitives sont conservées sans limitation de durée. En savoir plus sur le traitement documentaire.