Les archives peuvent se décliner sous des formes très diverses, documents physiques ou électroniques. Avec les années, les données d’une entreprise s’accroissent, il faut donc trouver une solution d’archivage adaptée à leurs supports. Véritable casse tête pour les professionnels, conserver ses documents demeure pourtant une nécessité à bien des égards. D’une part, les archives dites courantes, qui sont régulièrement consultées, concernent l’ensemble des affaires en cours. D’autre part, les archives intermédiaires sont à quant à elle conservées dans le but de satisfaire d’éventuelles obligations légales et de se protéger juridiquement.
De prime abord, il est fondamental de comprendre la différence entre le stockage et l’archivage. Le premier terme désigne un simple empilement plus ou moins sécurisé. Or, il ne suffit pas de stocker ses données pour permettre à une société de faire face à ses obligations légales. L’archivage, lui, répondra à des enjeux essentiels et apportera une réelle valeur ajoutée à votre organisation.
Afin d’archiver de façon optimale, faites appel à un tiers spécialisé. Il se chargera d’orchestrer plusieurs dispositifs dans les règles de l’art. Ainsi vos documents seront indexés afin d’être facilement retrouvés.
De plus, il s’occupera de l’archivage numérique. Bien plus qu’une simple numérisation de masse, leurs service personnalisés prendra en compte vos processus internes ainsi que vos contraintes métier.
Fort de son expérience et de ses compétences, le tiers archiveur vous assurera une gestion maîtrisée de vos documents dans le respect du records management. Conscient de l’importance de vos données, il vous proposera une offre globale de solutions adaptées à vos besoins.